Het verzuimgesprek

Verzuim kan een grote kostenpost zijn. Wanneer een medewerker een onverwachts hoog ziekteverzuim heeft of zich opvallend vaak op bepaalde dagen in de week ziek meldt, is het tijd voor een goed gesprek. Maar hoe pak je dat als leidinggevende aan? 

Voorbereiding

Breng de medewerker tijdig op de hoogte van het gesprek zodat die zich ook op het gesprek kan voorbereiden. Voor de werknemer kan het ook een intensief en persoonlijk gesprek zijn. Zorg er daarom voor dat je toegang hebt tot een afgesloten ruimte met voldoende privacy. Een verzuimgesprek is er ook niet voor niets, plan voldoende tijd in en bereid je goed voor. Ga zonder aannames het gesprek in en vraag goed door wanneer zaken niet duidelijk zijn.

 

 

Houd je bij de feiten

Als leidinggevende informeer je de medewerker aan de hand van een verzuimoverzicht over zijn verzuim. Geef aan dat de medewerker frequent of langer dan gebruikelijk verzuimt dan redelijkerwijs verwacht mag worden of dat er een patroon, bijvoorbeeld rond het weekend, waarneembaar is.
Het is hierbij belangrijk dat je laat merken dat je je goed op het gesprek hebt voorbereid. Neem bijvoorbeeld een uitdraai van de meldingen mee. Dit overzicht en kan feitelijk duiden dat het verzuim afwijkt van gemiddelden of van de opgestelde regels  uit het verzuimprotocol. Zorg daarom ook dat regels rondom de aanpak van verzuim duidelijk op papier staan en bij iedereen bekend zijn. Door het rustig benoemen van de feiten zet de je de juiste toon van het gesprek.
Houd er rekening mee dat u niet zomaar alles mag vragen. Zo mag u als werkgever bijvoorbeeld niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. En als uw zieke werknemer uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, mag u deze (medische) informatie niet vastleggen. Ook mag u geen diagnose stellen of medisch advies geven. Is er sprake van verzuim door ziekte schakel dan tijdig de arbodienst in voor een afspraak. Dan kan op basis van de beoordeling van de medische belastbaarheid een advies gegeven worden over de werkmogelijkheden.

Benoem de gevolgen

Geef de medewerker duidelijk de gevolgen aan van zijn regelmatig terugkerende afwezigheid. Bijvoorbeeld het moeten regelen van vervanging, de hogere werkdruk bij collega’s, projecten die vertragen enz.
Praat niet over de klachten van de werknemer maar over de consequenties van de afwezigheid. Roep je medewerker dus niet ter verantwoording maar geef duidelijk aan dat je een oplossing zoekt voor de verzuimoorzaken.

De reactie van de medewerker

Nu is de medewerker aan het woord en geeft antwoord op de vraag die zijn leidinggevende zo juist heeft gesteld: ‘Wat is volgens jou de reden dat jij de afgelopen twee maanden, vier keer op vrijdag afwezig was? Want als de oorzaak werkgerelateerd is, kan ik er misschien iets aan doen’. 

Tip: sta niet bij voorbaat met uw mening klaar
Het is belangrijk dat de leidinggevende het verzuim beschouwt als een signaal en een reden voor aandacht. Ook als de leidinggevende zo zijn bedenkingen over het verzuim heeft, houdt hij deze vooralsnog voor zich. De leidinggevende benadrukt het belang dat hij hecht aan oplossingen en laat hierbij de medewerker aan het woord. Hij Luistert, vat Samen en vraagt Door (LSD-principe).

Kijken naar oplossingen

Als de oorzaken van het ziekteverzuim werkgerelateerd zijn, ga dan samen op zoek naar een oplossing. Voorbeelden van werkgerelateerde oorzaken zijn: fysiek te zwaar werk, een onprettige werksfeer, weinig uitdagend werk, geen ontwikkelingsmogelijkheden of wellicht een verstoorde arbeidsrelatie. Leg daarbij de gemaakte afspraken en actiepunten van beide zijden goed vast en plan een vervolggesprek  in om deze te monitoren.
Niet elk verzuim wordt echter veroorzaakt wordt door een medisch oorzaak of is werkgerelateerd.  Een onprettige thuissituatie, zieke familieleden waar mantelzorg voor moet worden gedaan of financiële zorgen kunnen ook meespelen in de overweging van de medewerker om zich ziek te melden. Ga daarom open het gesprek aan en vraag goed door. Dat maakt het eenvoudiger om te achterhalen wat de oorzaak van het verzuim is, hoe je met de situatie om kunt gaan en geeft je inzicht of je samen met de medewerker tot werkafspraken kunt komen.

Valkuilen tijdens een verzuimgesprek

Het voeren van een verzuimgesprek is nooit eenvoudig. Er zijn zeker heel wat valkuilen voor leidinggevenden. Maar laat je er niet tot verleiden en voorkom een moeilijke verstandhouding. Dus vermijd bij een verzuimgesprek:

• Een negatieve lichaamshouding
• Niet doorvragen
• De boventoon voeren
• Geen begrip tonen
• Geen neutrale houding
• Niet oplossingsgericht zijn

Wanneer toch blijkt dat het verzuim niet wijzigt neem dan contact met ons op. Wij kijken graag mee wat we voor u rondom dit onderwerp kunnen betekenen bijvoorbeeld door een (preventief) spreekuur voor de betreffende medewerker of bijvoorbeeld een training “Het voeren van een verzuimgesprek’ voor leidinggevenden. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer 0186-624764 of via info@verhage-vanderlaan.nl.